Z ust lekarzy, dietetyków, babć i dziadków słyszymy ciągle modną nazwę: profilaktyka. Również pracownicy wywiadowni gospodarczych i firm windykacyjnych, takich jak Creditreform Polska uczulają klientów przede wszystkim na profilaktykę: Lepiej zapobiegać niż leczyć.

Zarządzanie należnościami wymaga prognozowania i czujności, więc oto kilka wskazówek, które być może pomogą uniknąć potencjalnego długu.

Poznaj swoich kontrahentów

Ważne jest, aby znać swoich kontrahentów, więc gdy mamy do czynienia z potencjalnym kontrahentem po raz pierwszy, należy zawsze sprawdzić jego wiarygodność płatniczą w profesjonalnej wywiadowni gospodarczej. Creditreform Polska sporządza raporty o wiarygodności firm w Chinach, a także odzyskuje należności od chińskich przedsiębiorców.
Ryzyko powstania długu może w dużym stopniu dotyczyć tylko kilku klientów. Bo jeśli 80% Twoich obrotów pochodzi z 20% klientów, a jeden z nich bankrutuje, Twoje finanse mogą być poważnie zagrożone.

Precyzyjnie określ warunki umowy

Powinniśmy jasno określać warunki dostawy i płatności oraz być pewnym, że klient w pełni rozumie te warunki. To będzie kluczowa kwestia, jeśli kiedykolwiek zostanie „uruchomiona" windykacja sądowa. Należy zachować ostrożność, kiedy klient próbuje narzucić swoje warunki, trzeba wtedy uregulować wszystkie kwestie w umowie. Nie starajmy się być za wszelką cenę bezkonkurencyjni, wydłużając okres kredytowania. Pamiętajmy, że im dłuższy okres kredytu, tym większe ryzyko braku płatności.

Badanie satysfakcji

Jeśli już dostarczymy towar lub zrealizujemy usługę, zapytajmy, czy produkt lub usługa spełniła oczekiwania i satysfakcjonuje klienta. W ten sposób wszelkie potencjalne problemy mogą zostać usunięte na początku, ograniczając tym samym szanse na spór o płatności. Takie bliskie relacje prowadzi się szczególnie w przypadku firm o negatywnej ocenie ratingowej. Zapytanie o satysfakcję możemy wtedy połączyć z wyjaśnieniem, czy wszystkie płatności zostaną uiszczone zgodnie z ustaleniami, czy może konieczne będzie wprowadzenie harmonogramu płatności, żeby zmotywować klienta do zapłaty.

Żelazne zasady w zarządzaniu należnościami

Należy zarządzać należnościami bardzo starannie, a przede wszystkim regularnie.

• Przypomnienie wysyłaj tylko przed terminem.

• Powiadom dłużnika, że nie otrzymałeś zapłaty w ciągu 15 dni po uzgodnionym terminie.

• Jeśli to nie doprowadzi do zapłaty, wyślij pisemne wezwanie do zapłaty do dłużnika 30 dnia po terminie wymagalności.

• 45 dni po terminie, zawiadom pisemnie dłużnika o ostatecznym terminie, w którym kwota musi być wpłacona.

• Jeśli dłużnik nie zapłacił przez 60 dni po terminie, nadszedł czas, aby windykację powierzyć np. Creditreform Polska.

Erna Grońska

Specjalista ds. public relations

Creditreform Polska